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Die aktuelle Corona-Situation stellt in der Schweiz zahlreiche Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Gerade im Hinblick auf die Generalversammlungen, welche von den Aktiengesellschaften sowie Gesellschaften mit beschränkter Haftung abgehalten werden müssen, bedurfte die Sondersituation auch entsprechender Sondervorschriften.
Das geltende Obligationenrecht, welches auch die jährlich abzuhaltende Generalversammlung für Aktiengesellschaften sowie auch GmbHs regelt, ist jedoch auch in Zeiten von Corona nicht ausser Kraft gesetzt. Dieses Recht schreibt zwar auch die physische Zusammenkunft der Aktionäre bzw. Gesellschafter vor, allerdings gelten pandemiebedingt Sondervorschriften. Die Zusammenkunft grösserer Menschenmengen ist gesetzlich untersagt. Die Zusammenkunft kleinerer Menschengruppen ist von diesem Verbot zwar nicht betroffen, allerdings spricht sich die Schweizer Regierung mit einer dringenden Empfehlung ausdrücklich gegen jegliche Form der menschlichen Zusammenkunft aus.
Durch entsprechende Sondervorschriften wurde den Unternehmen jetzt erstmals die Möglichkeit gegeben, eine Generalversammlung auch vollständig rechtskonform auf digitale Weise durchzuführen. Die sogenannte COVID-19 Verordnung 2 hat im Artikel 6a ausdrücklich den entsprechenden rechtlichen Rahmen dafür geschaffen. Wenn sich eine Aktiengesellschaft bzw. GmbH zu einer digitalen Variante der Generalversammlung entschliesst, sollten jedoch gewisse Kriterien beachtet werden. Die Regelungen des Obglitationenrecht müssen auf jeden Fall auch bei einer digitalen Generalversammlung zwingend eingehalten werden. Dies bedeutet, dass sowohl form- und fristgerechte Einladungen an die Gesellschafter verschickt werden müssen.
Mündliche Abstimmung möglich
Die Wahrnehmung des Stimmabgaberechts kann sowohl per E-Mail als auch in anderweitiger elektronischer Form erfolgen. Im Rahmen einer Videokonferenz kann auch ausdrücklich mündlich abgestimmt werden. Dies ist jedoch in der gängigen Praxis nur bei Gesellschaften mit einer sehr überschaubaren Aktionärsanzahl durchsetzbar. Es obliegt der Gesellschaft dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechenden technischen Voraussetzungen für die digitale Generalversammlung störungsfrei funktioniert und dass auch ein leichter Zugang für die Aktionäre bzw. Gesellschafter gegeben ist. Es wird ausdrücklich empfohlen, einen virtuellen Datenraum einzurichten.
Der virtuelle Datenraum ist enorm wichtig, damit alle für die Generalversammlung erforderlichen Dokumente für alle Aktionäre bzw. Gesellschafter zur Verfügung stehen. Datenschutzbestimmungen sowie eine entsprechende Auditierung sowie Dokumentation müssen natürlich ebenfalls durch das Unternehmen gewährleistet werden. Der Artikel 6a ist in rechtlicher Hinsicht ausdrücklich als eine "Kann-Bestimmung" anzusehen. Die Einhaltung ist jedoch unter Infektionsschutzgesichtspunkten überaus empfehlenswert. Sollte die virtuelle Generalversammlung nicht durchführbar sein, so kann der Artikel 7c herangezogen werden. Dieser Artikel ermöglicht auch die Zusammenkunft von maximal 5 Personen in einem geschlossenen Raum, wobei natürlich die Mindestabstände von 2 Metern eingehalten werden müssen.
